Celem Polityki zakupowej ustanowionej w firmie Instal-Projekt jest efektywne i planowe dokonywanie zakupów na najkorzystniejszych warunkach handlowych przy zachowaniu najwyższej jakości pozyskiwanych materiałów, towarów i usług. Praca w oparciu o spójną i dostosowaną do naszych warunków Politykę zakupową pozwala nam na zmniejszenie kosztów magazynowych co w konsekwencji prowadzi do minimalizacji środków finansowych zamrożonych w zapasach. Zaoszczędzone w ten sposób środki finansowe przeznaczamy na dalszy rozwój oraz doskonalenie naszych wyrobów.
Polityka zakupowa Spółki INSTAL-PROJEKT oparta jest o wypracowaną strategię oraz obowiązujące procedury zgodne z normą ISO 9001:2015. Polityka ta określa sposób działania oraz postępowanie w zakresie zakupów materiałów strategicznych, takich jak:
- Materiały stalowe (rury, kształtowniki, blachy)
- Materiały opakowaniowe
- Farby proszkowe białe i kolorowe
- Materiały spawalnicze
- Materiały ścierne
- Chemia produkcyjna (preparaty chemicznego oczyszczania powierzchni stalowych)
- Gazy techniczne, płyny eksploatacyjne, paliwa
- Materiały i elementy elektryczne (przewody elektryczne, elementy grzewcze)
- Armatura i osprzęt do instalacji c.o.
- Elementy z tworzyw sztucznych
- Elementy złączne metalowe drobne
- Środki czystości, środki BHP
- Materiały biurowe
- Technologie, maszyny i urządzenia
- Towary
- Inne materiały
Obok zakupów materiałowych przyjęte normy określają również zasady zakupu usług strategicznych:
- Usługi transportowe
- Usługi związane z wykonywaniem półproduktów i elementów składowych grzejników oraz wyrobów elektrycznych
- Usługi związane z nakładaniem powłok galwanicznych
- Usługi marketingowo-reklamowe
- Usługi prawne
- Usługi bankowe
Sposób dokonywania zakupów, nadzór nad centralną bazą dostawców, weryfikacja oraz kontrola zakupywanych materiałów, towarów i usług strategicznych określa procedura zakupowa wdrożona w firmie Instal-Projekt.
Podpisanie umowy współpracy lub karty dostawcy / wykonawcy, dotyczącej zakupu materiałów / towarów / urządzeń lub wykonanie usług / prac, odbywa się na drodze wyboru dostawcy / usługodawcy w ramach konkursu ofert.
Umowy z dostawcami / usługodawcami zawierane są w formie pisemnej. Do powyższego postępowania mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
Partnerskie relacje z dostawcami
- Jesteśmy wiarygodnym partnerem, gwarantującym stabilne warunki długookresowej współpracy w zamian za co oczekujemy 100% realizacji naszych potrzeb
- Kwalifikujemy i oceniamy naszych dostawców na podstawie jasno sprecyzowanych reguł i kryteriów dzięki czemu współpracujemy z partnerami mającymi wystarczający potencjał do zaspokajania naszych potrzeb
- Włączamy dostawców w rozwój naszej organizacji oczekując od nich współpracy w rozwiązywaniu problemów i realizacji wspólnej polityki cenowej
- Jesteśmy firmą innowacyjną, dlatego też innowacyjne rozwiązania proponowane przez naszych dostawców są dla nas dodatkowym atutem.
Wykorzystanie minimalnej ilości zasobów
- Negocjujemy zakup każdego towaru, materiału i usług
- Poprzez zarządzanie grupami materiałowymi, udaje się nam skutecznie wykorzystywać efekty skali w negocjacjach z dostawcami
- Dostawy realizowane są na koszt dostawcy według określonych wcześniej między stronami minimów logistycznych
Zarządzanie łańcuchem dostaw
- Zakupy kluczowych i ważnych materiałów, wyrobów i usług realizowane są z przynajmniej dwóch źródeł. Strategia ta gwarantuje nam większe bezpieczeństwo dostaw
- Analizujemy ceny rynkowe surowców wykorzystywanych do produkcji naszych wyrobów, co pozwala na prowadzenie skuteczniejszych negocjacji z naszymi dostawcami
- Od naszych dostawców wymagamy realizacji dostaw w 100% w wyznaczonym czasie z zachowaniem wymaganej jakości
- Ciągle gromadzenie informacji o potencjalnych dostawcach, stosowanych technologiach i surowcach umożliwia nam poszukiwanie lepszych alternatywnych rozwiązań
- Oceniamy naszych dostawców na podstawie reguł i kryteriów określonych w procedurach systemowych ISO w celu weryfikacji bieżącej współpracy
PROCES WYBORU DOSTAWCY
(Na podstawie wewnętrznych uregulowań i procedur obowiązujących w firmie Instal-Projekt)
I.
OCENA OFERT POD KĄTEM PRZYDATNOŚCI DOKONYWANA PRZEZ SPECIALISTĘ DS. ZAKUPÓW
(ocena przeprowadzana jest na podstawie materiałów zebranych przez Specjalistę ds. zakupów oraz materiałów otrzymanych od dostawców np. w postaci kwestionariuszy ofertowych)
II.
WYSŁANIE DO WYTYPOWANYCH DOSTAWCÓW ZAPYTANIA OFERTOWEGO NA KONKRETNY MATERIAŁ
Zapytanie ofertowe zawiera pytania dotyczące:
- Asortymentu
- Ceny
- Ilości
- Warunków płatności
- Rabatów
- Warunków gwarancji
- Terminu ważności oferty
- Minimum logistycznego
- Warunków i terminów dostawy
- Atestów, certyfikatów, deklaracji zgodności
III.
DOSTARCZENIE PRZEZ POTENCJALNEGO DOSTAWCĘ BEZPŁATNYCH PRÓBEK MATERIAŁÓW TOWARÓW
IV.
OCENA DOSTARCZONYCH MATERIAŁÓW TOWARÓW USŁUG
(głównie ocena jakościowa materiałów oraz weryfikacja dokumentów potwierdzających jakość w postaci
deklaracji, atestów, zezwoleń, referencji itp.)
V.
W PRZYPADKU POZYTYWNYCH WYNIKÓW TESTÓW USTALENIE OSTATECZNYCH WARUNKÓW HANDLOWYCH
(podpisanie karty dostawcy/wykonawcy lub umowy regulującej w szczególności asortyment, ceny, poziom rabatowania, bonusy, warunki płatności, terminy i warunki dostawy, warunki gwarancji i reklamacji, termin ważności oferty, minimum logistyczne, atesty, certyfikaty, deklaracja zgodności)
VI.
WYSYŁANIE ZAMÓWIENIA NA PARTIĘ PRÓBNĄ
VII.
OSTATECZNA AKCEPTACJA DOSTAWCY
(równoznaczna z wpisaniem do centralnej bazy dostawców)
UWAGA:
1. Oferty wysyłane do naszej firmy trafiają do wewnętrznej bazy danych potencjalnych dostawców materiałów / towarów / usług
2. Odpowiadamy tylko na wybrane oferty
3. Nie określamy ram czasowych na udzielanie odpowiedzi.
4. Odpowiedzi na oferty udzielmy w miarę pojawiających się potrzeb podjęcia współpracy z potencjalnym dostawcą
5. Proces wyboru dostawcy jest zgodny z wewnętrznymi uregulowaniami i procedurami obowiązującymi w firmie
